Principe
Le Teian japonais vise la quantité et la rapidité : beaucoup de petites idées, mises en œuvre surtout par leurs auteurs. Un système efficace répond en quelques jours, rend les idées visibles et reconnaît les contributeurs.
Comprendre pas à pas
1. La situation
Une boîte à idées existe depuis 10 ans dans l'usine. Elle reçoit 12 idées par an, dont 2 sont mises en œuvre, souvent un an plus tard. Question : comment faire vivre un système de suggestions ?
2. Avant et après la refonte (usine de 150 personnes)
| Indicateur | Boîte à idées | Système refondu |
|---|---|---|
| Idées par an | 12 | 420 |
| Idées par personne et par an | 0,08 | 2,8 |
| Taux de mise en œuvre | 17 % | 72 % |
| Délai de réponse | plusieurs mois | moins de 7 jours |
3. L'idée
Un système de suggestions (Teian) fonctionne si l'idée est simple à proposer, reçoit une réponse rapide, est mise en œuvre par celui qui l'a eue quand c'est possible, et est reconnue. Le nombre d'idées par personne mesure l'implication.
Simple
Une fiche d'une demi-page : problème, idée, gain attendu.
Rapide
Réponse sous 7 jours ; décision par le chef d'équipe pour les petites idées.
Mise en œuvre
L'auteur met en œuvre, avec du temps et de l'aide.
Reconnaissance
Affichage, présentation, petite prime ou cadeau.
4. La refonte
Supprimer la boîte. Les idées sont déposées au tableau de l'équipe et vues au point quotidien.
Décider vite. Moins de 300 € et sans risque : le chef d'équipe valide sur place.
Faire. 30 minutes par semaine réservées à la mise en œuvre.
Reconnaître. Idée du mois présentée par son auteur en réunion de site.
5. À vous de jouer
Saisissez le nombre d'idées par personne et par an, avant et après refonte.
6. Ce qu'il faut retenir
- Simple à proposer, réponse rapide.
- Mise en œuvre par l'auteur, reconnaissance visible.
- Mesurer les idées par personne et le taux de mise en œuvre.
Mise en œuvre
- Acteurs
- Tous les collaborateurs, managers, comité de suivi
- Durée
- Mise en place en 1 mois, fonctionnement continu
- Livrables
- Fiche idée, tableau de suivi, indicateurs (idées par personne, taux de réalisation)
- Concevoir une fiche simpleUne demi-page : problème constaté, proposition, gain attendu, auteur. Plus la fiche est simple, plus les idées arrivent.
- Organiser le circuit de réponseLe manager direct répond sous 7 jours, sans passer par un comité pour les petites idées. Les idées à budget remontent à un comité mensuel.
- Faire réaliserPrivilégiez la réalisation par l'auteur avec un appui. Prévoyez un petit budget d'atelier pour ne pas bloquer les idées.
- Rendre visibleAffichez les idées en cours et réalisées sur le tableau d'équipe. Partagez les meilleures entre équipes.
- Reconnaître sans sur-récompenserPréférez la reconnaissance (remerciements, mise en avant, petits avantages collectifs) aux primes proportionnelles aux gains, qui orientent vers les gros sujets et créent des tensions.
Exemple d'application
Une plateforme logistique passe d'une boîte à idées classique (12 idées par an, réponse en 3 mois) à un tableau d'idées hebdomadaire en équipe : 180 idées par an, 70 % réalisées.
Points de vigilance
- Primes financières proportionnelles aux gains : elles favorisent les gros sujets et créent des conflits
- Absence de réponse