Principe
Cas d'usage courants : éclater un fichier par fournisseur ou par client, générer des PDF, consolider des fichiers d'un dossier, mettre en forme des extractions. Alternatives modernes : Power Automate, Office Scripts, Python.
Comprendre pas à pas
1. La situation
Chaque fin de mois, l'assistante logistique produit 25 fichiers de suivi (un par fournisseur) à partir d'un fichier global, les met en forme et les envoie par e-mail. Cela lui prend une journée. Question : comment automatiser un traitement complet avec VBA ?
2. Le traitement automatisé
| Étape | Technique VBA |
|---|---|
| Lister les fournisseurs | collection ou dictionnaire de valeurs uniques |
| Filtrer les lignes d'un fournisseur | AutoFilter sur la colonne fournisseur |
| Créer un classeur | Workbooks.Add, copie des lignes visibles |
| Mettre en forme et enregistrer | format de tableau, SaveAs avec le nom du fournisseur |
| Envoyer | objet Outlook : création du message, pièce jointe, envoi |
| Journaliser | écrire chaque envoi dans un onglet « Journal » |
3. L'idée
Une automatisation complète enchaîne extraction, transformation, production de fichiers et envoi. Elle doit être robuste (gestion des erreurs, cas vides), paramétrable (liste des destinataires dans un onglet, pas dans le code) et documentée, pour ne pas dépendre de son auteur.
Gestion d'erreurs
On Error, contrôle des cas vides.
Paramètres
Chemins, adresses, objets dans une feuille de paramètres.
Journal
Trace de ce qui a été fait et des erreurs.
4. Le résultat
Paramètres. Onglet listant fournisseurs et adresses e-mail.
Mode test. Envoi d'abord à l'assistante elle-même pour vérification.
Production. 25 fichiers générés et envoyés en 3 minutes.
Pérennité. Code commenté et procédure écrite ; un collègue peut le maintenir.
5. À vous de jouer : temps gagné
Saisissez le temps passé par étape (minutes par mois), avant et après automatisation.
6. Ce qu'il faut retenir
- Enchaîner extraction, transformation, production, envoi.
- Robuste, paramétrable, journalisé.
- Documenté pour ne pas dépendre de son auteur.
Mise en œuvre
- Acteurs
- Utilisateurs avancés
- Durée
- —
- Livrables
- Usage maîtrisé, gains mesurés
- Identifier les tâches répétitivesEt leur temps.
- Automatiser les plus rentablesOu supprimer celles qui sont inutiles.
- Tester les cas limitesFichiers vides, formats différents.
- Planifier l'exécutionOu envisager Power Automate.
Exemple d'application
Éclatement du programme de livraison en 35 fichiers fournisseurs envoyés automatiquement chaque lundi à 7 h.
Points de vigilance
- Automatiser une tâche qui devrait être supprimée