Principe
Le freight audit compare chaque facture aux tarifs, aux suppléments autorisés, à l'indexation et aux expéditions réellement réalisées. Les erreurs courantes représentent souvent quelques pour cent du budget transport. On peut l'automatiser dans le TMS ou l'externaliser.
Comprendre pas à pas
1. La situation
Une entreprise reçoit 1 200 factures de transport par mois. Personne ne les contrôle : elles sont payées si le montant « semble normal ». Un audit sur 3 mois révèle 3,1 % de surfacturation. Question : comment contrôler les factures de transport ?
2. Les erreurs trouvées par l'audit (k€ sur 3 mois)
| Type d'erreur | Montant |
|---|---|
| Poids ou volume facturé supérieur au réel | 14,2 |
| Mauvaise zone tarifaire | 8,5 |
| Surcharges non prévues au contrat | 6,8 |
| Indexation gazole mal calculée | 4,1 |
| Doubles facturations | 3,3 |
| Livraisons non effectuées | 1,9 |
3. L'idée
Le freight audit compare chaque facture au tarif contractuel appliqué aux données réelles de l'envoi (poids, destination, options). Il peut être fait en interne avec un outil (souvent intégré au TMS) ou confié à un prestataire rémunéré sur les économies.
Écart = montant facturé − tarif contractuel (poids réel, zone, options)
4. La mise en place
Données. Grilles tarifaires numérisées ; poids et destination de chaque envoi issus du système d'expédition.
Contrôle automatique. Chaque facture est recalculée ; en dessous de 2 % d'écart, paiement automatique.
Litiges. Au-delà, demande d'avoir au transporteur avec le détail.
Résultat. 38,8 k€ récupérés sur la période auditée ; écart ramené sous 0,5 % ensuite.
5. À vous de jouer : vos erreurs de facturation
Saisissez les montants par type d'erreur : traitez d'abord les premiers de la courbe.
6. Ce qu'il faut retenir
- Recalculez chaque facture avec le tarif et les données réelles.
- Automatisez : paiement automatique sous un seuil d'écart.
- Les erreurs de poids et de zone sont les plus fréquentes.
Mise en œuvre
- Acteurs
- Transport, comptabilité
- Durée
- Mensuel ou en continu
- Livrables
- Usage maîtrisé, gains mesurés
- Centraliser factures et expéditionsDonnées du TMS.
- Recalculer le prix attenduSelon la grille et les suppléments autorisés.
- Traiter les écartsContestation et avoirs.
- Analyser les écarts récurrentsEt corriger à la source.
Exemple d'application
Contrôle automatique : 3,8 % d'écarts, principalement des suppléments « rendez-vous » non justifiés. 45 k€ récupérés la première année.
Points de vigilance
- Contrôle par sondage seulement