SC Mickael MacielSupply Chain
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Fiches pratiques · Achats & contrats de prestation · Politique achats et achats responsables

Politique et procédures achats

Méthode

Fixer les règles du jeu : qui achète, comment, à partir de quel montant on met en concurrence.

Principe

La politique achats traduit la stratégie de l'entreprise en règles simples : le circuit d'achat (besoin, demande d'achat, commande, réception, facture), les seuils de mise en concurrence (par exemple 3 devis au-delà de 5 000 €, appel d'offres au-delà de 50 000 €), les délégations de signature, la séparation des tâches (celui qui demande n'est pas celui qui commande ni celui qui paie) et les règles éthiques (cadeaux, conflits d'intérêts). Pour les entreprises de plus de 500 salariés et 100 M€ de chiffre d'affaires, la loi Sapin II impose en plus un dispositif anticorruption qui touche directement les achats.

Comprendre pas à pas

1. La situation

Une PME industrielle de 300 salariés dépense 24 M€ par an auprès de 1 400 fournisseurs. Le directeur financier découvre que 38 % de ces dépenses ne passent pas par le service achats : chaque atelier commande directement, souvent sur simple devis. Question : comment reprendre la main sans paralyser l'entreprise ?

2. Dépenses de l'année par circuit

CircuitMontantPartConstat
Via le service achats14,9 M€62 %mises en concurrence, contrats
Commandes directes des ateliers6,2 M€26 %pas de mise en concurrence, prix variables
Factures sans commande2,9 M€12 %aucune validation avant l'engagement

1 400 fournisseurs, dont 900 pour moins de 5 000 € par an.

3. L'idée

Une politique achats, ce sont des règles simples que tout le monde peut appliquer : un circuit (besoin → demande d'achat → commande → réception → facture), des seuils de mise en concurrence, des délégations de signature et la séparation des tâches (celui qui demande n'est ni celui qui commande, ni celui qui paie). Les petits achats répétitifs passent par des catalogues : rapides pour le demandeur, négociés une fois pour toutes.

Jusqu'à 5 000 €

1 devis, commande par le demandeur via catalogue ou ERP.

5 000 à 50 000 €

3 devis comparés, commande par l'acheteur.

Au-delà de 50 000 €

Appel d'offres, comité de choix, contrat signé.

4. Le déroulé dans la PME

Analyser. Le Pareto des dépenses hors circuit montre que 70 % concernent 6 familles : outillage, maintenance, transport, intérim, EPI, informatique.

Fixer les règles. 3 seuils (5 000 €, 50 000 €), délégations par niveau, charte éthique (cadeaux limités à 50 €).

Faciliter. Catalogues négociés pour l'outillage et les EPI : commande en 2 clics pour les ateliers.

Contrôler. Règle « pas de commande, pas de paiement » : la comptabilité bloque les factures sans commande.

Résultat à 1 an. Hors circuit : 38 % → 9 % ; 4 % d'économies sur les familles reprises, soit environ 360 000 €.

5. À vous de jouer : votre politique achats

6. Ce qu'il faut retenir

  • Un circuit, des seuils, des délégations, la séparation des tâches.
  • Faciliter les petits achats pour faire respecter les grands.
  • Mesurer la part des achats hors circuit.

Mise en œuvre

Acteurs
Responsable achats, direction générale, finance, juridique
Durée
2 à 3 mois
Livrables
Procédure achats, matrice des seuils et délégations, charte éthique
  1. Faire l'état des lieuxExtraire 12 mois de dépenses : quelle part passe par le service achats, combien de fournisseurs, quels achats hors circuit. Interroger les principaux demandeurs.
  2. Fixer seuils et délégationsDéfinir les seuils de mise en concurrence (exemple : 1 devis jusqu'à 5 000 €, 3 devis jusqu'à 50 000 €, appel d'offres au-delà) et qui signe à chaque niveau.
  3. Rédiger la procédureDécrire le circuit besoin, demande d'achat, commande, réception, facture, avec la séparation des tâches. Une page par étape, un schéma, des exemples.
  4. Écrire la charte éthiqueCadeaux et invitations (montant maximum), conflits d'intérêts (déclaration), confidentialité, égalité de traitement des fournisseurs.
  5. Former et outillerFormer les demandeurs, mettre des catalogues pour les petits achats récurrents, paramétrer les workflows dans l'ERP.
  6. ContrôlerSuivre chaque trimestre la part des achats hors procédure et les commandes après facture ; corriger avec les services concernés.

Exemple d'application

PME de 300 salariés : 38 % des dépenses passaient hors service achats. Une procédure avec 3 seuils, un catalogue pour les petits achats et une charte éthique ramène ce taux à 9 % en un an, avec 4 % d'économies sur les familles reprises.

Points de vigilance

  • Écrire une procédure trop lourde que personne n'applique
  • Oublier la séparation des tâches