Principe
Le cahier des charges décrit le contexte, les processus cibles, les besoins fonctionnels priorisés (indispensable, important, souhaitable), les volumes, les interfaces, les contraintes techniques et le format de réponse. Il s'appuie sur des scénarios métier concrets qui serviront aux démonstrations et à la recette.
Comprendre pas à pas
1. La situation
Une entreprise veut choisir un nouveau WMS. Elle envoie aux éditeurs une liste de 400 fonctions en « oui / non ». Tous répondent « oui » partout. Impossible de départager. Question : comment rédiger un cahier des charges qui permet vraiment de choisir ?
2. La structure du cahier des charges
| Partie | Contenu |
|---|---|
| Contexte et objectifs | activité, problèmes actuels, objectifs chiffrés |
| Volumes | articles, commandes, lignes, pics, utilisateurs, croissance |
| Processus cibles | description des processus (réception, stockage, préparation, expédition) |
| Scénarios de démonstration | 5 à 10 cas réels que l'éditeur doit montrer sur ses données |
| Exigences | classées : indispensable, important, souhaitable |
| Intégration et technique | interfaces ERP, TMS, terminaux, hébergement, sécurité |
| Projet et coûts | méthode, planning, équipe, coût total sur 5 ans |
3. L'idée
Un bon cahier des charges décrit les besoins (processus, volumes, objectifs) plutôt qu'une liste de fonctions. Il priorise les exigences et demande aux éditeurs de démontrer leur solution sur des scénarios réels. Les réponses deviennent comparables et vérifiables.
4. La consultation refaite
Processus. 15 pages de description des processus actuels et cibles.
Scénarios. 8 cas réels : réception avec écarts, préparation par vague, gestion des lots FEFO, inventaire tournant…
Démonstrations. 3 éditeurs finalistes montrent les 8 scénarios en atelier d'une journée.
Décision. Grille pondérée : couverture des scénarios, ergonomie, coût total, solidité de l'éditeur.
5. À vous de jouer : votre cahier des charges
6. Ce qu'il faut retenir
- Décrire les besoins, pas une liste de fonctions.
- Prioriser les exigences.
- Faire démontrer sur des scénarios réels.
Mise en œuvre
- Acteurs
- Métiers, chef de projet, informatique
- Durée
- 1 à 3 mois
- Livrables
- Cahier des charges avec scénarios
- Cartographier les processusActuels et cibles.
- Recueillir et prioriser les besoinsIndispensable, important, souhaitable.
- Rédiger les scénarios métierCas concrets et cas difficiles.
- Définir les critères d'évaluationAvant de consulter.
Exemple d'application
Cahier des charges APS : 85 besoins priorisés et 8 scénarios métier, dont « replanifier suite à la panne du laser pendant 3 jours ».
Points de vigilance
- Liste de fonctionnalités sans scénarios