Principe
La mise en forme conditionnelle colore selon des règles (seuils, formules, barres de données, jeux d'icônes). La validation des données limite les saisies (listes déroulantes, bornes). Ensemble, elles rendent les fichiers de pilotage lisibles et robustes.
Comprendre pas à pas
1. La situation
Le tableau de suivi des commandes fournisseurs compte 400 lignes. Les retards sont noyés dans la masse et des erreurs de saisie (dates impossibles, quantités négatives) faussent les calculs. Question : comment faire ressortir l'essentiel et empêcher les erreurs de saisie ?
2. Les règles mises en place
| Outil | Règle | Effet |
|---|---|---|
| Mise en forme conditionnelle | date prévue < AUJOURDHUI() et non réceptionnée | ligne en rouge |
| Mise en forme conditionnelle | date prévue dans les 7 jours | ligne en orange |
| Mise en forme conditionnelle | barres de données sur la quantité | taille visible d'un coup d'œil |
| Validation des données | quantité : nombre entier > 0 | saisie refusée sinon |
| Validation des données | fournisseur : liste déroulante | pas de variantes d'orthographe |
3. L'idée
La mise en forme conditionnelle change l'apparence d'une cellule selon une règle : elle fait ressortir les exceptions. La validation des données contrôle ce qu'on peut saisir : elle empêche les erreurs à la source. Les deux rendent un tableau fiable et lisible.
Règle par formule (appliquée à toute la ligne) : =ET($E2<AUJOURDHUI(); $F2="")
Le $ devant la lettre de colonne fige la colonne : la règle teste toujours les colonnes E et F de la ligne en cours.
4. La mise en place
Retards. Sélectionner les lignes, Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle > Utiliser une formule, avec la formule ci-dessus, remplissage rouge pâle.
Alerte à 7 jours. =ET($E2>=AUJOURDHUI(); $E2<=AUJOURDHUI()+7; $F2="") en orange.
Validation. Données > Validation : nombre entier supérieur à 0 ; liste des fournisseurs depuis une feuille de référence.
Résultat. Les 23 retards sautent aux yeux ; plus aucune erreur de saisie de fournisseur.
5. À vous de jouer : vos tableaux sont-ils fiables ?
6. Ce qu'il faut retenir
- Mise en forme conditionnelle : faire ressortir les exceptions.
- Validation des données : empêcher les erreurs à la source.
- Peu de couleurs, avec un sens constant.
Mise en œuvre
- Acteurs
- Tout utilisateur
- Durée
- —
- Livrables
- Usage maîtrisé, gains mesurés
- Définir les seuilsAlertes réellement utiles.
- Appliquer des règles sobresCouleurs réservées aux écarts.
- Sécuriser la saisieValidation des données, listes déroulantes.
Exemple d'application
Tableau des couvertures : rouge sous 5 jours, orange sous le stock de sécurité, bleu au-dessus de 90 jours. Les priorités du jour se voient en un coup d'œil.
Points de vigilance
- Trop de couleurs : plus rien ne ressort