Principe
Le cahier des charges présente l'entreprise et ses produits, les volumes et leur saisonnalité (palettes, lignes, colis), les processus attendus (réception, stockage, préparation, expédition, retours), les exigences de service et de qualité, les interfaces informatiques, les contraintes (ADR, température, sécurité) et le format de réponse attendu.
Comprendre pas à pas
1. La situation
Une entreprise lance un appel d'offres pour externaliser sa logistique. Son cahier des charges tient en 2 pages : « stockage et préparation de nos produits ». Les offres reçues sont incomparables et basées sur des hypothèses différentes. Question : que doit contenir un cahier des charges logistique ?
2. Le sommaire type
| Partie | Contenu |
|---|---|
| Contexte et objectifs | activité, raisons de l'externalisation, objectifs chiffrés |
| Profil d'activité | articles, palettes stockées, réceptions, commandes, lignes, colis, saisonnalité, croissance (données sur 12 mois) |
| Produits | dimensions, poids, contraintes (température, ADR, valeur) |
| Prestations attendues | réception, stockage, préparation, conditionnement, expédition, retours, services à valeur ajoutée |
| Niveaux de service | SLA et cibles |
| Système d'information | interfaces, EDI, visibilité |
| Format de réponse | grille tarifaire imposée, questionnaire, planning de démarrage |
3. L'idée
Le cahier des charges logistique décrit le besoin de façon précise et chiffrée pour que les prestataires dimensionnent leur solution et chiffrent sur les mêmes hypothèses. Le profil d'activité (volumes réels détaillés) et la grille de réponse imposée sont les deux éléments qui rendent les offres comparables.
4. La version complète
Données. Export de 12 mois : 2 800 articles, 1 500 palettes stockées en moyenne, 90 000 commandes, pic de novembre à +60 %.
Exigences. 7 SLA avec cibles ; préparation le jour même pour toute commande reçue avant 14 h.
Réponse. Grille tarifaire imposée par unité d'œuvre, questionnaire de 40 questions.
Résultat. 5 offres comparables en 3 semaines.
5. À vous de jouer : votre cahier des charges
6. Ce qu'il faut retenir
- Un besoin précis et chiffré.
- Profil d'activité détaillé et grille de réponse imposée.
- Des offres comparables sur les mêmes hypothèses.
Mise en œuvre
- Acteurs
- Supply chain, logistique, informatique, achats
- Durée
- 4 à 8 semaines de rédaction
- Livrables
- Cahier des charges, fichier de données, grille de réponse
- Collecter les données12 à 24 mois : réceptions, stocks, commandes, lignes, colis, saisonnalité, profils articles.
- Décrire les processus attendusRéception, stockage, préparation, expédition, retours, inventaires.
- Fixer les exigencesDélais, qualité, sécurité, informatique (interfaces), réglementaire (ADR, température).
- Préparer la grille de réponseTarifaire et qualitative, identique pour tous.
- Fixer le calendrier et les règlesQuestions-réponses, visites, soutenances, critères de choix.
Exemple d'application
Cahier des charges de 25 pages avec un fichier de données (profil de commandes, articles, volumes mensuels) : les 5 réponses reçues sont comparables, ce qui évite 2 mois de questions-réponses.
Points de vigilance
- Données incomplètes : offres non comparables avec des hypothèses différentes