Principe
On rapproche la facture des volumes extraits du WMS ou des données d'activité, et des tarifs en vigueur. Les écarts courants : prestations non commandées, mauvaise application des indexations, double facturation, minimum facturé.
Comprendre pas à pas
1. La situation
Le prestataire logistique facture 55 k€ par mois. Le comptable paie sans vérifier, faute de savoir comment. Un audit sur 6 mois trouve 4,2 % d'écarts en faveur du prestataire. Question : comment contrôler les factures chaque mois, simplement ?
2. Les écarts trouvés par l'audit (6 mois)
| Cause | Montant |
|---|---|
| Palettes stockées surestimées (stock non mis à jour) | 5,8 k€ |
| Prestations exceptionnelles non commandées | 3,9 k€ |
| Tarif non actualisé à la baisse | 2,1 k€ |
| Commandes facturées deux fois | 1,4 k€ |
| Erreurs de quantités diverses | 0,7 k€ |
3. L'idée
Le contrôle de facturation recalcule chaque facture à partir de vos propres données (volumes de l'ERP ou du WMS) et de la grille contractuelle, puis analyse les écarts. Il est automatisable dans un tableur, et chaque prestation exceptionnelle doit avoir été commandée par écrit.
Écart = montant facturé − (volumes mesurés × prix contractuels)
4. La mise en place
Extraire les volumes. Réceptions, palettes stockées en fin de semaine, lignes, commandes, colis : extraction automatique de l'ERP.
Recalculer. Grille contractuelle dans un tableur, facture théorique en 10 minutes.
Traiter les écarts. Seuil de 1 % : en dessous, on paie ; au-dessus, demande d'explication avant paiement.
Résultat. Après régularisation, 13,9 k€ récupérés ; les écarts mensuels tombent sous 0,5 %.
5. À vous de jouer : où sont les écarts ?
Saisissez vos écarts par cause : la courbe cumulée montre les causes à traiter en priorité.
6. Ce qu'il faut retenir
- Recalculez la facture avec vos données et la grille.
- Toute prestation exceptionnelle est commandée par écrit.
- Un seuil de tolérance, et une explication au-delà.
Mise en œuvre
- Acteurs
- Supply chain, comptabilité fournisseurs
- Durée
- Mensuel
- Livrables
- Écarts identifiés et récupérés
- Obtenir le détailVolumes facturés par prestation.
- Rapprocher des données d'activitéExtraction du WMS ou des systèmes du prestataire.
- Vérifier tarifs et indexationGrille en vigueur et formule appliquée.
- Contester et suivreAvoirs demandés et obtenus.
Exemple d'application
Le contrôle mensuel révèle que les palettes de retour sont facturées au tarif de réception standard au lieu du tarif retour : 2 800 € par mois récupérés.
Points de vigilance
- Valider les factures sans données de contrôle