Principe
Le suivi actif des commandes (accusés de réception, confirmation de délai, relances avant échéance) permet d'anticiper les retards plutôt que de les subir. On priorise selon la criticité. Les portails fournisseurs et l'EDI automatisent les confirmations.
Comprendre pas à pas
1. La situation
Les approvisionneurs passent leurs journées au téléphone à relancer des fournisseurs, souvent trop tard, quand la rupture est déjà là. Question : comment organiser la relance pour anticiper plutôt que subir ?
2. Les retards du trimestre par fournisseur
| Fournisseur | Lignes en retard |
|---|---|
| Delta Usinage | 64 |
| Gamma Élec | 41 |
| Bêta Plast | 22 |
| Kappa Fonderie | 14 |
| Lambda Câbles | 9 |
| Autres (35 fournisseurs) | 30 |
3. L'idée
Une relance efficace est préventive et ciblée : on fait confirmer chaque commande (accusé de réception avec date), on vérifie les commandes critiques avant l'échéance, et on concentre l'effort sur les quelques fournisseurs qui concentrent les retards.
Accusé de réception
Toute commande sans confirmation sous 48 h est relancée.
Relance avant échéance
À J−5 pour les articles critiques ou en couverture faible.
Portail fournisseur
Le fournisseur met à jour lui-même ses dates.
Escalade
Au-delà d'un seuil, l'acheteur puis la direction prennent le relais.
4. La nouvelle organisation
Pareto. 2 fournisseurs font 58 % des retards : Delta Usinage et Gamma Élec.
Ciblage. Point hebdomadaire avec ces 2 fournisseurs sur leur carnet de commandes ; plans de progrès lancés.
Routine. Liste quotidienne automatique : commandes non confirmées, et commandes critiques à J−5.
Résultat. Temps de relance divisé par deux ; ruptures dues aux retards fournisseurs −40 % en 4 mois.
5. À vous de jouer : où concentrer la relance ?
Saisissez vos retards par fournisseur : la courbe cumulée montre combien de fournisseurs concentrent l'essentiel.
6. Ce qu'il faut retenir
- Relance préventive : confirmation systématique, vérification avant échéance.
- Ciblez les quelques fournisseurs qui font l'essentiel des retards.
- Une liste quotidienne automatique plutôt que la mémoire.
Mise en œuvre
- Acteurs
- Approvisionneurs
- Durée
- Quotidien
- Livrables
- Commandes confirmées, retards anticipés
- Exiger un accusé de réceptionAvec date confirmée sous 48 heures.
- Relancer avant l'échéanceSelon la criticité.
- Tracer les dates confirméesDans l'ERP.
- Alerter la planificationEn cas de retard confirmé.
Exemple d'application
Portail fournisseur : 85 % des commandes sont confirmées sous 48 heures ; les acheteurs ne relancent plus que les non-confirmées et les articles critiques.
Points de vigilance
- Découvrir le retard le jour de la livraison attendue